プライバシーポリシー
基本方針
株式会社ViaLink（以下「当社」といいます。）は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関係法令およびガイドラインを遵守し、以下のとおり個人情報を取り扱います。
本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）は、当社のウェブサイト（https://vialink.jp）、当社が提供するコンサルティングその他のサービス、イベント・ウェビナー・コミュニティの運営、業務委託パートナーとの取引、採用活動など、当社の事業活動において取得する個人情報に適用されます。
1. 事業者情報
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 名称 | 株式会社ViaLink |
| 住所 | 〒150-0044 東京都渋谷区円山町5番3号 MIEUX渋谷ビル8階 |
| 代表者 | 代表取締役 平川 翔一朗 |
2. 取得する個人情報と利用目的
当社は、適正な手段により、次の個人情報を取得し、それぞれの利用目的の達成に必要な範囲で利用します。
| 対象となる方 | 主な個人情報 | 利用目的 |
|---|---|---|
| お問い合わせいただいた方 | 氏名、会社名、部署・役職、メールアドレス、電話番号、お問い合わせ内容 | お問い合わせへの回答とご連絡、当社サービスのご案内 |
| 顧客・見込み顧客のご担当者 | 氏名、会社名、部署・役職、連絡先、名刺の情報、商談・会議でのご発言内容（録音・録画・書き起こしを含む） | ご提案、契約の締結・管理、サービスの提供、商談・会議の記録と議事録の作成、請求・支払い、当社サービスや関連情報のご案内 |
| イベント・ウェビナー・コミュニティの参加者 | 氏名、会社名、部署・役職、連絡先、参加履歴、アンケートのご回答 | 申込みの受付と運営、参加者同士の交流の場の提供、開催のご案内と関連情報のご案内、アンケート結果の分析 |
| 資料ダウンロード・メールマガジンの登録者 | 氏名、会社名、部署・役職、メールアドレス | 資料の送付、メールマガジン・お知らせの配信、当社サービスのご案内 |
| 業務委託パートナー（候補の方を含む） | 氏名、連絡先、経歴・スキル、稼働可能な時期、希望条件、契約と報酬の支払いに必要な情報 | パートナー登録、案件のご紹介と条件の調整、業務委託契約の締結・管理、報酬の支払い |
| 採用応募者 | 氏名、連絡先、生年月日、学歴・職歴、資格、選考でのご発言内容と評価 | 採用選考、選考に関するご連絡、入社の手続き |
| ウェブサイトの閲覧者 | Cookie等の識別子、IPアドレス、閲覧履歴、端末・ブラウザの情報 | ウェブサイトの利用状況の分析と改善 |
上記に加え、当社は次の目的で個人情報を利用することがあります。
- 当社のサービスの改善、新たなサービスの検討
- アンケート・調査の実施と、その結果を基にした統計情報の作成・公表（特定の個人を識別できない形式に限ります）
- 導入事例・お客様の声の掲載（ご本人の同意を事前に得た場合に限ります）
- 不正行為の防止と対応、法令に基づく対応
当社は、法令に基づく場合を除き、要配慮個人情報をご本人の同意なく取得しません。
3. AIサービス・外部サービスの利用
当社は、業務の品質と効率を高めるため、生成AIサービスを含む外部のクラウドサービスを利用しています。会議の書き起こし・要約、資料の作成、分析などのため、第2項の利用目的の範囲内で、個人情報をこれらのサービスに入力することがあります。
利用にあたっては、次の措置を講じます。
- 入力したデータがサービス事業者のAIモデルの学習に利用されない設定または契約条件のサービスを選びます
- 利用するサービスの安全管理の水準を確認し、利用できる者を限定します
- 個人情報の入力は、業務に必要な範囲にとどめます
- 会議を録音・録画する場合は、事前に参加者にお知らせします
4. 顧客企業から預かる個人情報の取扱い
当社が顧客企業から業務の委託を受けて取り扱う個人情報（顧客企業の従業員の業務データ、顧客企業が保有する顧客情報など）は、その顧客企業との契約に定める範囲と方法に従って取り扱い、第2項の利用目的には利用しません。これらの情報をAIサービスに入力するかどうかも、顧客企業との契約・合意に従います。
5. 第三者提供・委託・共同利用
(1) 第三者提供
当社は、次の場合を除き、ご本人の同意を得ずに個人データを第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で、ご本人の同意を得ることが困難なとき
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合で、ご本人の同意を得ることが困難なとき
- 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに協力する必要がある場合で、ご本人の同意を得ることでその遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
- 合併その他の事由による事業の承継に伴って提供する場合
(2) 委託
当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人データの取扱いの全部または一部を外部に委託することがあります。その場合は、十分な安全管理の水準を備えた委託先を選び、必要かつ適切な監督を行います。
(3) 共同利用
当社は、業務提携先と共同でイベントの開催、提案またはサービスの提供を行う場合、個人データを共同で利用することがあります。その場合は、共同して利用する者の範囲、利用する個人データの項目、利用目的、管理について責任を有する者の名称・住所・代表者を、本ポリシーへの追記または申込時の案内により、事前にお知らせします。
6. 外国での取扱い
当社は、外国に所在する事業者のクラウドサービス（生成AIサービスを含みます）を利用しており、個人データが外国のサーバーで保存・処理されることがあります。主な所在国は米国です。サービスによっては、事業者のデータセンターがある他の国で保存・処理される場合があります。また、当社の役員・従業者が外国から業務を行い、個人データを取り扱うことがあります。
当社は、個人情報保護委員会が公表する外国の制度に関する情報などを参照して、当該国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、第8項の安全管理措置を講じます。
7. Cookie・アクセス解析
当社のウェブサイトでは、利用状況を把握し改善するため、Cookie等の技術を使用しています。
当社は、Googleが提供するアクセス解析ツール「Google Analytics」を利用しています。Google Analyticsは、Cookieを使用して利用状況のデータを収集しますが、このデータに氏名などの特定の個人を識別する情報は含まれません。Googleによるデータの取扱いはGoogleのポリシーをご確認ください。データの収集は、Google Analyticsオプトアウトアドオンまたはブラウザの設定により無効にできます。
8. 安全管理措置
当社は、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のため、次の措置を講じています。
| 区分 | 主な措置 |
|---|---|
| 基本方針の策定 | 本ポリシーを策定し、個人データの適正な取扱いの方針を定めています |
| 組織的安全管理措置 | 代表取締役を個人データの取扱いの責任者とし、取扱いの状況を定期的に確認しています |
| 人的安全管理措置 | 役員と業務委託先に秘密保持を義務づけ、取扱いの留意事項を周知しています |
| 物理的安全管理措置 | 業務用の端末に画面ロックとディスクの暗号化を設定し、盗難・紛失を防止しています。紙の書類は施錠して保管し、不要になれば復元できない方法で廃棄します |
| 技術的安全管理措置 | 個人データにアクセスできる者を限定し、多要素認証を利用しています。ソフトウェアを最新の状態に保ち、不正アクセスやマルウェアからの保護を行っています |
| 外的環境の把握 | 第6項のとおりです |
9. 開示等の請求
ご本人またはその代理人は、当社が保有する個人データについて、利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示を含みます）、訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止を請求できます。当社は、個人情報保護法に従い、遅滞なく対応します。
(1) 請求の方法
第10項の窓口へメールでご連絡ください。当社から手続きをご案内します。
(2) 本人確認
ご本人の本人確認書類（マイナンバーカードの表面、運転免許証、パスポートなどのいずれかの写し）をご提出いただきます。代理人による請求の場合は、これに加えて、委任状（法定代理人の場合は法定代理権を確認できる書類）と、代理人の本人確認書類をご提出いただきます。
(3) 開示の方法
電磁的記録の提供、書面の交付その他当社所定の方法のうち、ご本人が指定した方法で開示します。
(4) 手数料
利用目的の通知と開示の請求については、1回につき1,000円（税込）の手数料を、当社が指定する口座への振込みでお支払いいただきます。
(5) 開示しない場合
次のいずれかに当たる場合は、その全部または一部を開示しないことがあります。その場合は、理由を添えてお知らせします。
- ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 開示することが法令に違反する場合
10. お問い合わせ窓口
個人情報の取扱いに関するご質問、ご相談、苦情、開示等の請求は、次の窓口で受け付けます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 窓口 | 株式会社ViaLink 個人情報お問い合わせ窓口 |
| 住所 | 〒150-0044 東京都渋谷区円山町5番3号 MIEUX渋谷ビル8階 |
| メール | staff[アットマーク]vialink.jp |
| 責任者 | 代表取締役 平川 翔一朗 |
11. 本ポリシーの改定
当社は、法令の改正や事業内容の変化に応じて、本ポリシーを改定することがあります。改定した場合は、当社のウェブサイトに掲載します。利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と相当の関連性がある範囲に限り、変更後の内容を公表して行います。その範囲を超える場合は、ご本人の同意を得ます。
2025年4月20日制定
2026年11月6日改定